POLITICA DE PRIVACIDAD
OBJETO Y ALCANCE
De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artículo 17 y literal f ) del artículo 18 de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 es obligación de los responsables y encargados de tratamiento de datos personales adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos, así como la atención de consultas y reclamos que tengan sus usuarios con respecto al tratamiento que éste dé a los mismos según los principios establecidos legalmente para ello. Así, en observancia del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y recti car los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas, el ORGANIZACION CENDERA S.A.S. ha adoptado el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que están contenidos o serán incluidos en las bases de datos o archivos de la entidad especí camente para la campaña de los premios ORGANIZACION CENDERA SAS. Por lo tanto, este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, maneje y almacene el ORGANIZACION CENDERA SAS el presente manual deberá ser cumplido de manera integral por el área encargada de dicho tratamiento.LA ENTIDAD
ORGANIZACION CENDERA SAS. es una persona jurídica colombiana constituida legalmente con Matricula Mercantil No. 01555191 de la Cámara de Comercio de Bogotá e identificada con NIT. 900065414-0 Es así como el ORGANIZACION CENDERA SAS. por medio de estos lineamientos busca establecer prácticas uniformes para la recolección, almacenamiento, actualización, circulación, transmisión y supresión, en adelante TRATAMIENTO de la información de empleados, contratistas, proveedores y usuarios.
RESPONSABLE Y ENCARGADO
De acuerdo con el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 sobre las Políticas de Tratamiento de la Información, ORGANIZACION CENDERA SAS. es el RESPONSABLE y ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos y archivos que reposan o reposarán en la entidad a través de su oficina de atención al cliente y aporta la siguiente información:
TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y SU FINALIDAD
Los datos personales recopilados por el ORGANIZACION CENDERA SAS. como RESPONSABLE y ENCARGADO, serán recolectados, almacenados, utilizados, circulados o suprimidos de conformidad con las siguientes pautas: A. Tratamiento de datos de menores de edad El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. B. Tratándose de usuarios Los datos personales recolectados a los usuarios de la ORGANIZACION CENDERA SAS., tendrán por finalidad • Identificación del usuario • Efectos archivísticos. • Atención de requerimiento de autoridad competente. • Actividades de Mercadeo y Publicidad • Otras fuentes de alimentación de información.DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
ORGANIZACION CENDERA SAS. informa y garantiza a sus empleados, contratistas, proveedores y usuarios, en lo referente al tratamiento de sus datos personales, los siguientes derechos: I. Conocer, actualizar y rectificar la información y los datos personales frente a los responsables y encargados de su tratamiento, derecho que se podrá ejercer frente a datos inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, entre otros que según el TITULAR su utilización desconozca las finalidades con las que fueron recolectados. II. El TITULAR podrá en cualquier momento solicitar prueba de la autorización otorgada por él al RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales. III. Podrá también el TITULAR ser informado previa solicitud ante el RESPONSABLE por el manejo que éste le ha dado a sus datos personales. IV. El TITULAR podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y a las demás normas que las modi quen, adicionen o complementen. V. El TITULAR también podrá en cualquier tiempo revocar la autorización, y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales. VI. El TITULAR podrá acceder de forma gratuita a los datos personales sujetos al tratamiento por el RESPONSABLE.DEBERES DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES
El RESPONSABLE y ENCARGADO del tratamiento de los datos personales ORGANIZACION CENDERA SAS., garantiza a los TITULARES de la información en poder de la entidad, el cumplimiento de los siguientes deberes constitucionales y legales:
I. Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
II. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR.
III. Informar debidamente al TITULAR sobre la nalidad del tratamiento de sus datos personales.
IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida o consulta de forma fraudulenta.
V. Garantizar que la información que sea otorgada al ENCARGADO sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
VI. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
VII. Exigir al ENCARGADO del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales del TITULAR.
VIII. Tramitar la consulta y los reclamos formulados en los términos de la ley.
IX. Informar a solicitud del TITULAR el manejo que se le da a sus datos personales.
X. Cumplir las instrucciones y requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
XI. Los demás deberes encontrados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
XII. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
XIII. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
XIV. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
XV. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
XVI. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
XVII. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el TITULAR y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
XVIII. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
XIX. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
X. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
XI. Las demás que ordena el Articulo 18 de la Ley 1581 de 2012.
PROCEDIMIENTO
Los titulares de datos o sus representantes podrán consultar, realizar solicitudes de supresión y revocar la autorización para el tratamiento de su información personal del TITULAR que repose en la base de datos de la ORGANIZACION CENDERA SAS. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultados para representarlos. El artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 señala en su inciso segundo que “La solicitud de la supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.”, el cual es aplicable a los a liados al Sistema de Seguridad Social y de ORGANIZACION CENDERA SAS. En aras de facilitar el acceso a la información a sus empleados, colaboradores y terceros, también a la de sus usuarios, ORGANIZACION CENDERA SAS. ha establecido canales para realizar consultas tales como: 1) Consulta y actualización de datos personales. 2) Consulta de autorizaciones de servicio. 3) Consulta de facturas.
– Vías para la presentación de consultas, solicitudes y reclamos:
Dado a que toda consulta o reclamo presentado por el TITULAR debe contar con la evidencia de su trámite, ORGANIZACION CENDERA SAS, establece como vía para su presentación la forma escrita radicada en las oficinas de atención al usuario y deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombre y apellidos del TITULAR.
b) Número de identi cación del TITULAR.
c) Datos de localización del TITULAR.
d) Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
e) Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
f ) Medio por el cual desea recibir respuesta.
g) Nombre del peticionario, el cual, si es deferente al TITULAR, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
h) Firma del peticionario.
– Término para el trámite de una consulta, solicitud o reclamo.
a. Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al TITULAR o INTERESADO los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Reclamos
Para los reclamos, se formularán mediante solicitud dirigida al RESPONSABLE del tratamiento o al ENCARGADO el termino máximo para responder al reclamo es de (15) quince días, si alguno resulta incompleto, se requerirá al TITULAR o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las las falencias identificadas. Transcurridos 2 (dos) meses desde la fecha del requerimiento para que lo corrija, sin que el TITULAR o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez ORGANIZACION CENDERA SAS. haya recibido el reclamo completo, se marcará el caso en la base de datos con una leyenda “RECLAMO EN TRAMITE” y el motivo del mismo, máximo en dos (2) días hábiles y así se mantendrá hasta de nir la respuesta.
c. Inconformidad con la respuesta de los reclamos, solicitudes o consultas.
Si no hay conformidad con la respuesta emitida por la entidad, puede solicitar reconsideración directamente a ORGANIZACION CENDERA SAS., cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en los acápites relacionados en el procedimiento. De acuerdo a lo dispuesto por el Articulo 16 de la Ley 1581 de 2012, el TITULAR o INTERESADO sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta y reclamo ante ORGANIZACION CENDERA SAS.
d. Costos del trámite
El TITULAR o INTERESADO podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos en una oportunidad cada mes calendario o cada vez que se den modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Cuando El TITULAR o INTERESADO quiera consultar sus datos personales con una periodicidad mayor a (1) una vez cada mes calendario, ORGANIZACION CENDERA SAS. podrá cobrar al TITULAR o INTERESADO los gastos de envió, reproducción y certificación de documentos.